מערכת ERP

מה זה מערכת ERP?

מידע הוא הלב הפועם של כל ארגון ומשום כך ארגונים רבים שוקדים על איסוף מידע רב ככל האפשר למאגר הנתונים שלהם. מידע זה יכול להיות קשור ללקוחות פוטנציאליים או קיימים, מידע על העובדים, מידע על הזמנות ושרשרת האספקה, מידע על ניהול מלאי, ספקים ואינספור נושאים אחרים. המידע צריך להיות זמין לשליפה מהירה במידת הצורך זאת על מנת להבטיח עבודה מהירה, יעילה ומקצועית בתוך הארגון ומחוצה לו. בעבר עסקים וארגונים שונים היו עושים שימוש בכלים ומערכות שונות שלכל אחד תפקיד ייחודי הקשור לאחת מפעילויות הארגון (לדוגמה מערכת אחת לניהול משאבי אנוש ומערכת נפרד לניהול פיננסים) וזה היה יוצר קשיים רבים לניהול הארגון: אין סנכרון בין המידע, קשה יותר לעבוד עם מערכות רבות ושונות במקביל, המערכות לאו דווקא היו מותאמות לצרכי הארגון ועוד. כאן נכנסת מערכת ERP. המשיכו לקרוא כדי לדעת מה זה מערכת ERP. מהי מערכת ה- ERP ומה השיקולים בבחירת מערכת? מערכת ERP הינה מערכת לתכנון משאבים ארגוניים. מדובר על מערכת המאגדת מגוון רחב של כלים התורמים לשיפור והתייעלות בתהליכים שונים בארגון, איסוף ואגירת מידע שניתן יהיה לשלוף אותו מתי שנרצה בלחיצת כפתור ועוד. בין היתר מערכות אלו יתרמו בנושא הפעילות הפיננסית של הארגון, ניהול משאבי אנוש, ניהול תהליכי הייצור של החברה, ניהול שרשרת האספקה, המלאי, המסחר וכן אינספור מרכיבים אחרים של העסק. בדרך כלל לכל עסק יהיו אי-אילו מערכות בהיבטים שונים של העסק, החל ממערכת חשבונאית, דרך מערכת לניהול לקוחות ועד למערכות לניהול מלאי אולם מערכת ה- ERP תכלול בפלטפורמה אחת את כל מה שהעסק צריך בהתנהלות היומיומית שלו כך שתוכלו לעשות שימוש במערכות שלו להצמחת העסק. מהי מערכת ה- ERP ומה השיקולים בבחירת מערכת?
יתרונות וחסרונות של מערכת ERP

מידע חיוני נוסף למנהלים אודות

מערכת ERP

אז מה זה מערכת ERP  וכיצד היא תורמת לנו כיום?

מערכות ERP הן מערכות לניהול ותכנון משאבים ארגוניים. באנגלית נקראת Enterprise Resource Planning. מדובר במערכת או פלטפורמה אחת המשלבת מגוון כלים חשובים לניהול המידע והנתונים בעסק. מערכת זו הופכת את החיים של בעלי ארגונים ושל העובדים במחלקות השונות להרבה יותר קלים ונוחים. כמו כן היא משפרת את היעילות והפרודוקטיביות בארגון על ידי סנכרון מלא ומהיר של הנתונים. מערכת שכזו כוללת אינספור כלים ופיצ'רים שונים ומיוחדים המתאימים לצרכים המשתנים של עסקים בסדרי גודל ובתחומים שונים, כך שגם אתם תוכלו להתאים את המערכת לצרכי הארגון שלכם ולהשתמש בכלים ובהגדרות הנדרשות לכם ולעובדים שלכם על פי צרכי הארגון.

תוכלו גם לקרוא על יתרונות וחסרונות מערכת ERP >>

מדוע מערכות ERP חיוניות לעסק שלכם?

בעסקים וארגונים שונים יש הרבה מאוד תהליכים עסקיים המתקשרים למחלקות רבות, עובדים ובעלי תפקידים שונים. לצערנו הרב אין עדיין פתרון טכנולוגי במערכת אחת המרכז מענה לכל התהליכים העסקיים. למרות זאת מערכות ERP הולכות ומשתכללות כל הזמן ומספקות לנו מענה מקיף ומקצועי לחיבור הליכים עסקיים, אגירה וארגון נתונים, שילוב של בינה מלאכותית ועסקית ועוד כלים ואלמנטים החיוניים לשיפור ומיטוב התפעול של העסק. דוגמאות לשימוש במערכת ERP לשיפור העסק:

  • מיטוב ביצועים – מערכות ERP מציעות פתרונות ופיצ'רים המשלבים שימוש בבינה מלאכותית ובאמצעות כך מסייעות בשיפור קבלת ההחלטות לשיפור הביצועים התפעוליים בעסק.
  • האצת התפעול השוטף – המערכת אוגרת נתונים, מארגנת ומסדרת אותם ומאפשרת שליפה מהירה של נתונים גם מכלים שונים של המערכת. העובדים שלכם יוכלו לשלוף נתונים במהירות ובכך לספק עבודה מהירה ומקצועית יותר בכל שלב בהליך התפעולי של הארגון.
  • גמישות עסקית – ניתן להיעזר בפתרונות ERP על מנת להתאים אותם לצרכי העסק ואף לצמוח ביחד עם העסק שלכם. פרט חשוב זה מאפשר לעסק הנמצא בצמיחה להגיב במהירות לכל שינוי בשוק או שינוי בנושא התפעולי והתנהל בצורה הטובה ביותר.

תחומים ופונקציות עסקיות בהן מערכת ERP יכולה להועיל לכם:

אז מה זה מערכת ERP ואיזה פונקציות יש לה? מערכת ERP יכולה לסייע בכיסוי פונקציות רבות הקשורות בארגון שלכם. בין הפונקציות המרכזיות ניתן למנות:

  • מסחר – מערכת ERP יכולה לספק פתרון רב ערוצי במקום אחד לענייני מסחר: החל מטיפול ועבודה מול ספקים, דרך עבודה מול לקוחות, ניהול מלאי, שיפור הפרודוקטיביות של תהליכי העבודה ועוד.
  • פיננסים – המערכת תסייע בהגדלת הרווחיות בעסק תוך הצגת המצב הפיננסי, גישה למידע בזמן אמת מכל מקום ובכל זמן, ביצוע אוטומציות שונות על מנת לסייע בהפחתת הוצאות ועוד.
  • ניהול משאבי אנוש – החל מאיסוף מידע על העובדים ומועמדים פוטנציאליים לחברה, דרך ניהול העובדים בענייני שכר, תלושים ועוד. המערכת תסייע בגיוס ושימור של עובדים, מעקב אחר הביצועים שלהם וזיהוי בעיות של משאבי אנוש בארגון.
  • לשמש כתוכנה לניהול עסק

מהו תכנון משאבים ארגוניים?

כידוע המידע הוא חלק חשוב לכל ארגון וככל שהארגון צומח כך הוא הופך יותר קריטי. המידע על הלקוחות, הצרכים שלהם, ההעדפות שלהם, המוצרים/השירותים של החברה שהם רכשו ועושים בהם שימוש ועד למידע אודות כוח אדם בחברה, כמות המוצרים במלאי במחסני החברה ועוד. בעבר כדי לעשות שימוש במערכות מסוג זה היה צריך להקים תשתית שרתים במשרדי החברה ולשכור אנשי IT שיתחזקו את המערכות הללו. כיום בעידן הטכנולוגי ועם האינטרנט הנגיש לנו מכל מקום ניתן לעשות שימוש בתוכנת ERP לרכז את כל התהליכים השונים יחד למערכת אחת. המערכת מציעה קישוריות וסנכרון מידע בין הכלים השונים ולכן תורמת לעובדים שלכם ולכל הפועלים בעסק לשיפור וייעול שירות הלקוחות בחברה, מתן מענה מהיר ומקצועי יותר וביצוע פעולות שונות בצורה יעילה יותר. כמו כן מערכות ERP מציעות לנו גמישות והתאמה לצרכי הארגון, אבטחת מידע ופרטיות משופרות יותר מאשר בעבר ומעט מאוד התאמות שצריך לדעת לבצע לעומת מערכות מסובכות יותר שהיו בעבר.

מדוע כדאי להשתמש במערכת ERP לעסק שלכם?

מערכות ERP חיוניות מאוד לעסקים. על אף שאין פתרון מקיף לכל התהליכים בעסק שלכם הרי שבאמצעות טכנולוגיית ERP ניתן לשפר ולייעל תהליכים עסקיים שונים, לחסוך בעלויות, לשפר את השירות ולהגדיל הכנסות. כאשר כל ההליכים מתחברים יחד לכדי מערכת אחת המאפשרת שליפה מהירה של המידע, סידור וארגון נכון שלו וסנכרון מלא לעובדים שלכם ניתן למטב את התפעול של העסק בכמה וכמה דרכים:

  • האצת תהליכים בארגון – חיבור הנתונים יאפשר לעובדים שלכם לשלוף מידע בצורה מהירה יותר. כך למשל כאשר יש הצורך לנהל שיחה או פגישה עם לקוח והאפשרות לשלוף את המידע עליו במהירות ובלחיצת כפתור. במידה ויש הצורך להעלות הזמנה חדשה למערכת והצפייה של איש המכירות אם המוצר נמצא במלאי במחסני החברה או חסר במלאי (תארו לכם מצב שבו איש המכירות שלכם מבצע הזמנה מול הלקוח, רק לאחר יום-יומיים כאשר ההזמנה נכנסת לטיפול במחסן אלה מגלים שהמוצר לא במלאי, מעבירים תשובה שיכולה גם כן להתעכב ביום אחד לפחות לאיש המכירות שצריך לחזור אל הלקוח ולעדכן אותו בנושא… גם עבודה כפולה, גם בזבוז זמן ללקוח וגם גורמים לחוסר שביעות רצון בקרב הלקוחות).
  • קבלת החלטות משופרת – כאשר המידע כולו מול העיניים ניתן לקבל החלטות בצורה מושכלת ומהירה יותר ולמטב תהליכים שונים בעסק.
  • גמישות עסקית – מערכות מסוג זה מאפשרות לעסק לצמוח וניתן להתאים את השימוש בהן לפי צרכי העסק. כך שהשינויים בעסק שלכם לא יפגעו גם במהלך צמיחה או שיבושים תפעוליים שונים.
  • שיפור שירות הלקוחות ושביעות הרצון שלהם – המערכת תאפשר לעובדים שלכם גישה מהירה וישירה למכלול הנתונים של הלקוחות איתם הם מדברים, בעודם מרוכזים במקום אחד ויחיד, כך שהם יוכלו לספק להם שירות איכותי, יעיל ומדויק ולהגדיל כך הן את שביעות רצון הלקוחות שלכם והן את אחוז השימור שלהם.
  • הגדלת מכירות והכנסות – המערכת תאפשר לכם לזהות הזדמנויות מכירה חדשות ללקוחות שכבר קיימים במערכת שלכם ורכשו מכם בעבר. מערכות ERP מסוימות אף יציעו לכם הצעות שכאלו באופן עצמאי ואוטומטי. האפשרות לנקוט יוזמה ולגלות אקטיביות מול הלקוחות ולבצע מכירות נוספות תגדיל את הרווח הממוצע שלכם מכל לקוח ותגדיל ככלל את הרווחים, המחזור וההכנסות.
  • שיתוף פעולה יעיל בין עובדים וצוותים – המערכת כוללת לרוב גם מודול לניהול פרויקטים שמעניק לעובדים את היכולת לשתף פעולה באופן הרמוני ומסונכרן, להשאיר הערות ותגובות ולתייג אחד את השני. שיתוף הפעולה המשודרג ישפר את התפקוד של כל אחד מחברי הצוות ואת רמת הביצוע, ההתקדמות והתוצאות של הפרויקטים והמשימות בחברה או בארגון.
  • חיסכון כלכלי – במקום לשלם על מספר תוכנות שונות, שלכל אחת פונקציה מסוימת, כמו ניהול לקוחות, ניהול משאבי אנוש, ניהול מכירות או ניהול פרויקטים – באמצעות שימוש במערכת אחת, שמאגדת בתוכה את כל הפונקציות שאתם צריכים בארגון, ומארגנת אותן כמודולים נפרדים שמרכיבים מערכת אחת אחידה – תוכלו לחסוך באופן משמעותי בהוצאות השוטפות.
  • ייעול תהליכי עבודה ושיפור תפוקת עובדים – המערכת איכותית משתמשת במגוון אוטומציות שיכולות לחסוך זמן לעובדים ולאפשר להם לבצע מטלות חשובות אחרות. גם היכולת לקבל מידע מדויק בזמן-אמת, שמרוכז כולו במקום אחד, חוסכת להם זמן ומייעלת את העבודה שלהם.

נקודות חשובות שצריך לקחת בחשבון בעת בחירת מערכת ה-ERP שלכם

בחירת מערכת נכונה ומתאימה היא קריטית לארגון. בין אם יש לכם מערכת קיימת, ואתם מעוניינים להשתדרג, או שאתם טרם משתמשים במערכת, קחו בחשבון את הנקודות הבאות בעת בחירת המערכת: 

  • ERP בעברית – אם הנושא חשוב לכם – יש מערכות ERP בעברית מלאה שתוכלו לבחון
  • מודולים שונים – מערכות ERP שונות מציעות מודולים שונים, כמו משאבי אנוש, פיננסים, שירות לקוחות, מכירות, ניהול מלאי ומחסן, ניהול תקציב, ניהול פרויקטים – ועוד. בדקו מראש אילו פונקציות אתם צריכים ורכשו מערכת בהתאם, משמע מערכת שתספק את כל הצרכים הארגוניים שלכם.
  • אינטגרציות והתממשקות – מערכת יכולה להתממשק עם אפליקציות חיצוניות. כדאי לבדוק מראש את פוטנציאל ההתממשקות של המערכת עם תוכנות, כלים ומקורות מידע בהם אתם משתמשים כעת או עשויים להשתמש בעתיד.
  • עלות מול רווח – וודאי שחשוב לבדוק את עלות הרכישה ועלות ההטמעה של המערכת וכל עלות אפשרית אחרת, ולבחון את הסכום הסופי אל מול הערך שהמערכת הספציפית תעניק לכם. עלות גבוהה אינה בהכרח מצביעה על ערך גבוה. כדאי לוודא שאתם רוכשים ומטמיעים תוכנת ERP שתספק את הצרכים שלכם במדויק ובאופן משתלם ולא תכלול פונקציות שאתם לא צריכים אך כן מייקרות את עלות המערכת. מערכת מתקדמת אף יכולה לספק לכם ערך מוסף שאי אפשר להדביק לו מחיר.
  • קלות למידה והטעמה – מערכת ה- ERP מצריכה הטמעה בחברה או בארגון שלכם. חלק מהתוכנות מורכב ולוקח יותר זמן להטמיע והעובדים שלכם יזדקקו לזמן הכשרה ממושך יותר בשביל ללמוד אותה. יש לקחת זאת בחשבון ולתעדף מערכת שתוכלו להטמיע וללמוד בקלות. אם אתם לוקחים מערכת מורכבת יחסית, יש לתהות האם היא שווה את זמן ההטמעה הממושך יותר. בגזרה זאת יש לבדוק כיצד בדיוק מתבצעת ההטמעה ומהו טיב התמיכה והכוונה שתקבלו במהלכה.
  • צמיחה וסקלביליות – מומלץ לרכוש מערכת ה- ERP מתוך התחשבות לא רק בהווה – אלא גם בעתיד. אם הכל הולך טוב, והעסק שלכם צומח ומתקדם עם הזמן – אתם צריכים תוכנת ERP שתאפשר לו לצמוח מבלי ליצור מצב של צוואר בקבוק מגביל ומעכב. במצב האידיאלי היא לא רק תכיל את הצמיחה העסקית אלא אף תקדם אותה. "האם המערכת סקלבילית?" היא שאלה חשובה נוספת שיש לקחת בחשבון בעת בחירת המערכת שלכם.
  • שירות ותמיכה – השירות והתמיכה מצד הספק ו/או האינטגרטור של המערכת לא מסתיימים בעת ההטמעה – אלא ממשיכים אתכם הלאה. כדאי מאוד לבדוק את תדירות ואיכות שירות הלקוחות והתמיכה הטכנית שתקבלו במהלך השימוש שלכם במערכת ביום-יום בשביל לוודא שיהיה לכם למי לפנות במידה ומתרחשת תקלה, במידה ואתם לא בטוחים כיצד לבצע אינטגרציה עם אפליקציית צד-שלישי או במידה ואתם מעוניינים לבצע שינויים במערכת.   

מה זה מערכת ה- ERP בענן?

במקום להטמיע את תוכנת ה-ERP בשרתים, במערכות ובחומרה שבחברה או בארגון שלכם, ישנה אפשרות נוספת שזוכה לפופולאריות רבה בשנת 2022 – מערכת בענן, שמוגדרת כשירות ולא כמוצר – מה שנקרא בעגה המקצועית SaaS ERP. במצב זה, אתם לא מוגדרים כבעלים של המערכת אלא שוכרים אותה על בסיס שנתי או חודשי. אין צורך לשלם מראש על רכישת והטמעת התוכנה. הספק של המערכת אחראי על עדכונים, תחזוקה, אחסון מידע, אבטחת מידע וחידוש המערכת. 

מערכת ERP בענן מספקת מגוון יתרונות חשובים לחברות וארגונים:

    • גמישות שימוש וזמינות מרבית – מערכות ERP בענן מאפשרות לכם, לעובדים ולמנהלים שלכם לקבל גישה למערכת ולעבוד איתה מכל מכשיר, בכל מקום וכמו כן גם בכל זמן ללא מגבלה.
    • עדכוני תוכנה – מערכת בענן מתעדכנת באופן אוטומטי ותעניק למשתמשים שלכם שדרוגים וכלים חדשים מבלי שתצטרכו לנקוף אצבע.
    • סקלביליות מרבית – באמצעות מערכת בענן תוכלו לערוך שינויים והתאמות בתשתית ובפונקציות של המערכת במהירות ובקלות, כך שהיא תתמוך בשינויים ובהתקדמות העסק שלכם בכל שלבי חייו.
    • קלות הטמעה – תוכלו להתחיל לעבוד מהר יותר ובאופן חלק יותר עם תוכנת ERP בענן.
    • עלות מצומצמת – אין צורך לגייס ולהכשיר מחלקת IT פנימית, לרכוש חומרה יקרה או לרכוש את המערכת – כי התשלום הוא רק על דמי מינוי. מסיבות אלו מערכת בענן נחשבת לחסכונית יותר ומאפשרת גם לחברות קטנות להשתמש במערכות איכותיות ומורכבות, שעד היום השתמשו בהן בעיקר חברות גדולות.
    • בטיחות מוגברת מפני פריצה וגניבה – מערכת בענן מציעה אבטחת מידע משופרת. מערכת איכותית מנטרת את הפעילות שלכם ומצפינה את הדאטה שלכם ותגן עליה מפני פריצה וגניבה. יתרה מכך, ספק איכותי מעסיק מומחי אבטחת מידע שעובדים מסביב לשעון בשביל לאבטח את השרתים ומאגרי המידע ולערוך עדכונים והתאמות בהתאם.
    • הגנה מפני אובדן מידע – באמצעות שימוש בשירות ERP בענן תוכלו להבטיח שהמידע שלכם לא רק מוגן מפני פריצות זדוניות – אלא גם מגובה כל הזמן, כך שאם תצטרכו לשחזר אותו – תוכלו לעשות זאת ללא בעיה וכך להימנע מאובדן מידע מצער.

לסיכום; מערכת היא הלב של כל ארגון, קטן או גדול כאחד. היא מאפשרת לשפר את הליכי העבודה הן במערך הקדמי והן והמערך העורפי של העסק תוך מתן פתרונות חדשים ומשופרים במגוון הליכים עסקיים: מסחר, פיננסיים, משאבי אנוש, ייצור ועוד. כאשר אתם באים לבחור מערכת  ודאו שהיא מתאימה לצרכים שלכם ולא רק כמה היא עולה.

דילוג לתוכן