תוכנה לניהול חשבונות – ההשקעה המשתלמת ביותר לכל עסק

הנהלת חשבונות

להלן עובדה: אם יש לכם עסק – אתם צריכים תוכנה לניהול חשבונות. בעוד בעבר היה נהוג לנהל את ההוצאות וההכנסות העסקיות באופן ידני, זה שנים רבות לא רק שאפשר, אפילו חשוב ומומלץ – לעשות זאת באמצעות תוכנה ייעודית. התוכנה מאפשרת ניהול שוטף, קל, חסכוני ובטוח של כל הקשור לחשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, עסקאות ודוחות כלכליים. 

מהי תוכנה לניהול חשבונות?

תוכנה לניהול חשבונות מאפשרת לחברות ועסקים לנהל את כל האספקטים הכלכליים של העסק שלהם, כולל הפקה, תיעוד, מעקב ודיווח של מכלול העסקאות, הרכישות, ההוצאות וההכנסות. במקום לבצע את הפעולות הללו באופן מיושן וידני, כיום מקובל ומומלץ להשתמש בתוכנה דיגיטלית. 

האם אתם זקוקים לתוכנת הנהלת חשבונות?

תוכנה לניהול חשבונות הכרחית לכל סוגי וגדלי העסקים באשר הם – מפרילאנסרים ועד לחברה בע"מ ולתאגידי-ענק. ככל שהעסק גדול יותר ותזרים המזומנים שלו גדול יותר – כך עולה החשיבות האדירה הטמונה בשימוש בתוכנה.

באילו וריאציות מגיעה התוכנה?

כך תוכלו לרכוש את התוכנה:

  • כמודול נפרד וייעודי של הנהלת חשבונות בתוך מערכת רחבה יותר כמו מערכת CRM או מערכת ERP
  • כתוכנה לניהול חשבונות שעומדת בפני עצמה

ובנוסף לכך, ישנה קטגוריה נוספת שמבדילה בין התוכנות השונות:  

  • תוכנה לניהול חשבונות שמותקנת על מחשבי החברה
  • תוכנה לניהול חשבונות בענן

פיצ'רים נפוצים של תוכנה לניהול חשבונות 

  • תיעוד מלא ומדויק של עסקאות, רכישות, הכנסות והוצאות
  • הנפקת חשבוניות וקבלות
  • הפקת הצעות מחיר 
  • הפקת דוח הכנסות, הוצאות, דוח רווח והפסד, דוח מע"מ ודוח מקדמות 
  • הפקת דוחות תקופתיים – חודשיים, שנתיים או לפי כל הגדרה אחרת
  • שליחת מסמכים ללקוחות וספקים
  • מעקב אחר תקבולים שטרם נקלטו ותשלומים עומדים שעבר מועד התשלום שלהם
  • ניתוח המצב הכלכלי של העסק
  • הפקת דוחות לרשויות השונות

מה בדיוק תרוויחו משימוש בתוכנה? 

לתוכנה לניהול חשבונות יש תועלת אדירה לעצמאים, חברות ועסקים. זהו חלק ממה שתרוויחו משימוש בה:

  • תמנעו מאיבוד מצער של מסמכים חשובים ויקרי-ערך
  • תעקבו אחר תשלומים שטרם הועברו ועבר המועד המקורי שקבעתם להם
  • תוודאו שכל התשלומים המגיעים לכם אכן מתקבלים בהצלחה בחשבון הבנק של העסק ולא מתפספסים בדרך
  • תוכלו להפיק מגוון רחב של דוחות עדכניים שיעזרו לכם לנתח את המצב הכלכלי של העסק ולקבל החלטות עסקיות מושכלות 
  • תוכלו לחסוך זמן עבודה של עובדים ומנהלים באמצעות כלי האוטומציה של התוכנה
  • תוכלו לפלח לקוחות וספקים על פי סגמנטים שונים, וכך לבדוק בין היתר עם אילו ספקים יותר משתלם לכם לעבוד ומיהם הלקוחות שמניבים לכם את ההכנסה הגבוהה ביותר
  • תוכלו להשוות את רמת ההכנסות והרווחים של העסק או החברה שלכם לפי תקופות ולבחון מגמות אפשריות
  • תחסכו מקום רב הדרוש לאחסון של מכלול המסמכים שאותם מפיקה ומנהלת התוכנה באופן דיגיטלי
  • תוכלו לבדוק נתונים עסקיים וכלכליים בזמן אמת ובלחיצת כפתור
  • אם תשתמשו בתוכנה לניהול חשבונות בענן – תקבלו גישה לנתונים מכל מקום ובכל זמן

למה חשוב לשים לב לפני שבוחרים בתוכנה?

שימו לב לסוגיות הבאות בשביל לבחור את התוכנה האיכותית והמתאימה לכם ביותר:

  • ישנן תוכנות שמתאימות רק לעוסקים פטורים ועוסקים מורשים – אך אינן מתאימות לחברה בע"מ 
  • ישנן תוכנות מעולות בעברית מלאה, כמו Almog ERP, ריווחית, iCount ומורנינג 
  • כדאי לבדוק את אפשרויות ההתממשקות של התוכנה למערכות חיצוניות כמו חשבונות בנק, מערכות דיוור, אתר החברה ומערכות סליקה
  • אם מדובר בתוכנה לניהול חשבונות בענן – יש לוודא שאבטחת המידע שלה ברמה גבוהה, לרבות הגנה מפני וירוסים, איומי סייבר ואובדן מסמכים 
  • לתוכנה בענן יש מגוון יתרונות עבורכם – היא מתוחזקת ומעודכנת באופן אוטומטי ושוטף,  אין צורך להתקין אותה אצלכם והנתונים זמינים מכל מקום ובכל זמן 
  • את חלק מהתוכנות תוכלו לנסות בחינם וללא התחייבות 

מוצר צריכה עסקי בסיסי

תוכנה לניהול חשבונות היא אחת התוכנות הבסיסיות ביותר שבהיצע והראשונה שצריכה להיות לכם בארסנל. בין אם אתם משתמשים בתוכנה בענן או שאתם מתקינים תוכנה במשרדי החברה, ובין אם אתם רוכשים תוכנה ייעודית או תוכנה לניהול עסק שמכילה מודול של ניהול והנהלת חשבונות – אל תוותרו על תוכנה איכותית שכזאת. 

באיזו מידה הכתבה סייעה לך?
למאמרים נוספים באותו נושא:
דילוג לתוכן